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各院系：

中學(xué)生檔案事關(guān)結(jié)業(yè)生的切身利益，關(guān)系到中學(xué)生入學(xué)、就業(yè)、調(diào)動(dòng)、升遷等各個(gè)重要環(huán)節(jié)，各院系勿必高度注重，指定專人負(fù)責(zé)，按量、規(guī)范、高效完成該項(xiàng)工作。現(xiàn)將我校2023屆專科結(jié)業(yè)生檔案整理和催辦工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、總體要求

2023屆全體專科結(jié)業(yè)生檔案在各院系集中整理封裝，全程應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案保密原則大學(xué)配送小程序，禁止出現(xiàn)錯(cuò)裝、漏裝甚至遺失等情況。

二、工作安排

時(shí)間

事項(xiàng)

具體內(nèi)容

備注

6月12日-14日

第一批

資料發(fā)放

1.中學(xué)檔案

2.檔案袋

3.檔案清單本

4.大專生檔案密封條

五山學(xué)校發(fā)放地點(diǎn)：一號(hào)樓101室；

學(xué)院城和國(guó)際學(xué)校發(fā)放地點(diǎn)：B1-411b檔案室；詳見(jiàn)附件1。

6月12日-7月2日

整理檔案

各院系按要求整理結(jié)業(yè)生檔案

具體要求見(jiàn)附件2。

6月16近日

遞交保研檔案郵寄信息

各院系統(tǒng)計(jì)保研（包括保研至本校和外校）中學(xué)生檔案郵寄信息，填寫(xiě)附件3發(fā)至檔案科

（五山學(xué)校）（學(xué)院城和國(guó)際學(xué)校）

6月26日

導(dǎo)入郵寄地址

1、檔案科從“廣東學(xué)院生就業(yè)創(chuàng)業(yè)”小程序中導(dǎo)入郵寄信息（數(shù)據(jù)截止26日17點(diǎn)）并上傳至中學(xué)生工作管理系統(tǒng)

2、各院系6月27日起可以從中學(xué)生管理系統(tǒng)中導(dǎo)入交寄單

6月30日

第二批

資料發(fā)放

1.EMS寄出標(biāo)簽

2.EMS專用檔案外

7月3日-11日

大學(xué)遞交檔案

1.材料齊全正常寄出：

7月3日-5日第一批遞交（附交寄單一式兩份）；

2.如有改派或變更郵寄地址：

7月10日-11日第二批遞交，遞交檔案前填寫(xiě)附件4并發(fā)至檔案科（復(fù)印一式兩份）；

3.校內(nèi)跨大學(xué)讀研：校內(nèi)跨大學(xué)讀研中學(xué)生檔案及交寄單一式兩份（從系統(tǒng)導(dǎo)入復(fù)印）；

4.本院讀研：由大學(xué)內(nèi)部轉(zhuǎn)交

5.材料不齊及暫不郵寄：檔案暫留學(xué)院，延后遞交。

中學(xué)進(jìn)行方式審查和蓋密封章、檔案外袋封口；

五山學(xué)校：一號(hào)樓101

學(xué)院城和國(guó)際學(xué)校：

B1-411b

7月3日-12日

中學(xué)

寄出檔案

由檔案管理科統(tǒng)一寄出專科結(jié)業(yè)生檔案

7月13日-17日

整理更新寄出數(shù)據(jù)

7月17近日檔案室更新快件單號(hào)至“廣東學(xué)院生就業(yè)創(chuàng)業(yè)”小程序，結(jié)業(yè)生可通過(guò)小程序查詢寄出信息

三、檔案催辦與查詢

1.檔案去向說(shuō)明

結(jié)業(yè)生（含考研）檔案根據(jù)“廣東學(xué)院生就業(yè)創(chuàng)業(yè)”小程序上檔案信息進(jìn)行郵寄（保研中學(xué)生檔案信息由大學(xué)搜集報(bào)送檔案科）。

注意：結(jié)業(yè)生檔案信息核實(shí)請(qǐng)依照就業(yè)指導(dǎo)中心的通知（近日將下發(fā)）操作，切勿自行操作更改。

2.檔案催辦形式

2023屆大專結(jié)業(yè)生檔案的催辦方法主要有：EMS寄出、校內(nèi)催辦。

3.檔案催辦時(shí)間

結(jié)業(yè)生檔案材料分為7月、9月等批次催辦。

4.檔案去向查詢

結(jié)業(yè)生應(yīng)及時(shí)跟蹤查詢檔案催辦情況：

（1）可在廣州學(xué)院生就業(yè)創(chuàng)業(yè)小程序查詢檔案貨運(yùn)等信息。

（2）查詢到檔案去向后，應(yīng)及時(shí)到本人就業(yè)單位或檔案的接收保管機(jī)構(gòu)查詢、確認(rèn)本人檔案是否送達(dá)。

四、遺留檔案的處理

1.特殊情況（如缺乏必備材料等）結(jié)業(yè)生及暫不郵寄（如畢業(yè)、留級(jí)、4+1等）中學(xué)生的檔案，請(qǐng)各院系于9月（具體時(shí)間另行通知）遞交檔案管理科集中管理。

2.檔案遺留在中學(xué)的中學(xué)生，各院系可登入中學(xué)生管理系統(tǒng)“檔案管理”→“遺留檔案”查詢其具體情況，并及時(shí)跟進(jìn)處理中學(xué)生的檔案材料。

五、有關(guān)要求

1.各院系要通過(guò)結(jié)業(yè)生教育等途徑強(qiáng)化結(jié)業(yè)生對(duì)人事檔案催辦工作重要性的認(rèn)識(shí)，提醒中學(xué)生對(duì)“廣東學(xué)院生就業(yè)創(chuàng)業(yè)”小程序中的檔案催辦信息勿必確認(rèn)無(wú)誤，若因填寫(xiě)的檔案寄出信息有誤而造成檔案在催辦過(guò)程中未能投寄而丟失大學(xué)配送小程序，責(zé)任自負(fù)。

2.各院系要高度注重本項(xiàng)工作，嚴(yán)格依照通知要求提早做好相關(guān)打算工作。搞好檔案材料的核實(shí)和移交、檔案材料整理裝袋等環(huán)節(jié)，提高責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)裝漏裝、丟失等現(xiàn)象。

3.各院系在整理檔案過(guò)程中要確保責(zé)任到人和管理到位，統(tǒng)籌安排好各項(xiàng)工作，加大對(duì)參與檔案整理工作人員的培訓(xùn)指導(dǎo)，要求責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，原則上要求是干部。

附件1：2023屆大專結(jié)業(yè)生檔案發(fā)放和回收時(shí)間安排表.pdf

附件2：2023屆大專結(jié)業(yè)生檔案整理要求.pdf

附件3：2023屆大專結(jié)業(yè)生保研檔案郵寄信息統(tǒng)計(jì)表.xlsx

附件4：第二批檔案寄送地址登記表（改派或變更地址）.xlsx

中學(xué)生工作部（處）

2023年6月7日

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